Privacyverklaring Wolk
Dit is de privacyverklaring horend bij de app Wolk, ontwikkeld door Probiblio en Johannes Verwoerd Studio. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Probiblio omgaat met persoonsgegevens die worden verkregen voor het uitvoeren van de dienstverlening. Het uitgangspunt hierbij is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 van toepassing is.
Het is de verantwoordelijkheid van Probiblio om de bibliotheeksector in Noord- en Zuid-Holland te helpen haar taken uit te voeren. Met onze kennis en expertise ondersteunen we bibliotheken in deze provincies in alle vormen en maten. Zo zorgen we er gezamenlijk voor dat bibliotheken hun unieke rol in de maatschappij optimaal kunnen vervullen.
De Wolk-app
Met de Wolk-app kun je gedichten en afbeeldingen delen. Deze privacyverklaring gaat over de informatie die je zelf in de Wolk-app plaatst. Wanneer je een gedicht of foto vanuit de Wolk-app deelt op social media, zoals Facebook, Twitter, etc. dan gelden hiervoor de privacyverklaringen van die social media platforms.
Verwerking van persoonsgegevens door Probiblio
Onder een persoonsgegeven verstaan wij elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of te herleiden is naar deze persoon. Voor Probiblio is de bescherming van persoonsgegevens erg belangrijk. Probiblio respecteert jouw privacy en zorgt ervoor dat persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de wet worden behandeld.
Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
Om onze klanten goed te kunnen bedienen hebben wij gegevens nodig voor de volgende doeleinden:
- het voeren van de administratie en andere activiteiten van intern beheer;
- om contact op te kunnen nemen en te reageren op gestelde vragen, via telefoon, e-mail of post.
- om onze website en dienstverlening te kunnen verbeteren;
- om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen;
- om te kunnen reageren op jouw vragen via sociale media platforms.
Rechtsgrond voor de verwerking
De wettelijke grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens bij Probiblio zijn:
- Toestemming: je hebt Probiblio toestemming gegeven om jouw persoonsgegevens te gebruiken;
Je kunt je tegen deze verwerkingen verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vind je verderop in deze verklaring.
Gegevens die we nodig hebben zijn: email en gebruikersnaam.
We vragen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.
Uitwisseling met derden
Probiblio levert geen persoonsgegevens aan derden ter verwerking voor doeleinden van derden.
Doorgifte aan het buitenland
Jouw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.
Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Probiblio maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.
Bewaartermijn
Het uitgangspunt is dat Probiblio persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Er zijn een aantal uitzonderingen:
- archivering
- algemeen belang
- wetenschappelijk- of historisch onderzoek
- statistische doeleinden
Als er op het bewaren van de persoonsgegevens een andere wetgeving dan de AVG van toepassing is, dan gelden de termijnen zoals die bij deze wetgeving geldt. Persoonsgegevens met een afwijkende bewaartermijn zijn:
- Bewaarplicht Algemene documenten
- Bewaarplicht Fiscale documenten
- Registratiesysteem bezoekers
- Videobeelden bezoekers
Hieronder vind je de bewaartermijnen die wij hebben ingesteld:
- Nieuwsbrieven : uiterlijk 4 weken na afmelding
- Mailingen : uiterlijk 1 jaar na afhandeling
- Contactformulier : 4 weken na afhandeling
- Evenementen en bijeenkomsten : 1 jaar na inschrijving/aanmelding
Indien u uw account opheft worden tevens uw gedichten verwijderd. Tevens wordt uw account omgezet in een neutrale actor ID. Hierin valt af te lezen hoeveel gedichten een bepaald account heeft gecreëerd.
Cookieverklaring
Wat is een cookie?
Wij maken gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw device (computer/telefoon/tablet) wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden."
Gebruik van permanente cookies
Met behulp van een permanente cookie kunnen wij jou herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je dus tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kunt maken. Permanente cookies kan je verwijderen via de instellingen van jouw browser.
Beveiliging van persoonsgegevens
Probiblio behandelt data vertrouwelijk en beveiligt persoonsgegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking door onder andere, encryptie en versleutelde communicatie.
Welke rechten heb je?
Op grond van de wet heb je diverse rechten. We zetten deze rechten voor je op een rij:
-
Recht op inzage : je hebt het recht om de door Probiblio verwerkte persoonsgegevens in te zien;
-
Recht op correctie en verwijdering : je hebt het recht om gegevens te laten wijzigen of verwijderen als ze onjuist zijn of als verwerking niet meer gerechtvaardigd is;
-
Recht van bezwaar : je hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens die niet zijn gebaseerd op genoemde rechtsgronden. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens die Probiblio gebruikt om je te informeren over onze activiteiten (of dezelfde soort direct marketing) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. De gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt. Als je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking, dan zullen wij beoordelen of we aan het bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Probiblio om aan te tonen dat we, ondanks jouw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in jouw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken;
-
Recht op beperking : Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht op beperking van de verwerking van gegevens. Dit betekent dat Probiblio de verwerking van de gegevens tijdelijk 'bevriest'. In vier situaties kun je je op dit recht beroepen: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden, maar je geen verwijdering wenst, (3) indien Probiblio de gegevens niet langer nodig heeft terwijl jij de gegevens nog wel nodig hebt voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar;
-
Recht op gegevensoverdraagbaarheid : Je hebt het recht om gegevens die je aan Probiblio hebt gegeven (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van jou verwerken op grond van jouw toestemming of ten behoeve van een overeenkomst die wij hebben gesloten. Het recht geldt alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Als er een koppeling bestaat tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan je de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens jou verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.
Intrekken van toestemming
Voor onderstaande doeleinden geldt dat wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming. Je hebt te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het gaat hier om:
- Geschreven gedichten
- Accountgegevens
- Voor wolk bewaren we je gedichten op basis van je toestemming. Je hebt altijd het recht om een gedicht of je account te verwijderen.
Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
Hoe maak je gebruik van je rechten?
Het uitoefenen van je rechten is kosteloos. Probiblio streeft ernaar vragen en verzoeken binnen een maand te beantwoorden. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt tot drie maanden. Voordat we een verzoek in behandeling nemen zijn we verplicht te controleren of je bent wie je zegt dat je bent. Dit kan bijvoorbeeld door om een identiteitsbewijs te vragen (maak hiervoor een veilige kopie met de app KopieID van de Rijksoverheid). Verzoeken kunnen worden verstuurd naar privacy@probiblio.nl.
Toezichthouder
Het staat je verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. Je vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Vragen
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens en privacy kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt via de Wolk-pagina van Probiblio.
Verder kan Probiblio persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval melden wij dit via de app/via de pagina van wolk.
Contactgegevens
Heb je vragen over deze privacyverklaring of ons privacy beleid, of wil je een beroep doen op wettelijke rechten, dan kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
Probiblio
t.a.v. afdeling Privacy
Spicalaan 55
2132 JG Hoofddorp
privacy@probiblio.nl
023 55 46 100
Vragen over de app/over wolk/inhoudelijke vragen kunnen naar outofthebox@probiblio.nl